8 adımda nasıl daha etkili ve verimli çalışabilirsiniz?

Freelance kültürünün yaygınlaşması, uzaktan çalışmanın yeni bir norma dönüşmesi ve iş dünyasında verimliliğin öneminin artması, çalışma süreçlerini daha etkin ve verimli kılmanın yollarına dair sorgulamaları da körükledi. İş ve yaşam dengesini kurabilmenin başlıca koşullarından biri olan çalışma verimliliği her geçen gün daha da önemli hale gelirken, bu yazımızda mesai saatlerinizi verimli kılacak 8 öneriyi sizler için listeledik.

İş yönetimi ve iş takibi güçlü bir kariyer hedefleyen herkesin olmazsa olmaz özellikleri arasında yer alır. İşe ayırdığı zamanı kendisine zarar vermeden, kişisel yaşamından eksiltmeden, verimli ve etkin bir biçimde değerlendirebilen çalışanların özgüvenleri de bu durumdan olumlu etkilenir. İş dünyasının her noktasında, her pozisyonda teslim tarihleri kaçınılmaz varlıklarını korurken ve verimlilik, birçok işletme için en önemli başlıklardan birine dönüşürken, daha iyi çalışma biçimleri benimsemek aslında sanıldığı kadar zor değil. Herkesin çalışma biçimleri farklılaşsa da bazı noktalarda stratejileri güncellemek ve alışkanlıkları değiştirmek, yaşam kalitesini yükseltmeye yarayabilir.

Bu yazıda freelance ya da tam zamanlı çalışanlar için işlerini daha etkin ve verimli bir biçimde yönetebilmelerine yarayacak 8 öneride bulunacağız. Fakat dilerseniz, önerilere geçmeden önce çalışma verimliliğine ilişkin çarpıcı birkaç veri sıralayalım:

• Birçok araştırma, çalışanların iş saatlerinin yalnızca %60’ında üretken olduğunu gösteriyor.
• Uzaktan çalışanların üretken olma olasılıklarının daha yüksek olduğu belirtiliyor.
• Kaliforniya Üniversitesi tarafından yürütülen bir araştırma, çalışanların yaklaşık üç dakikada bir kesintiye uğradığını, odaklarının dağıldığını gösteriyor.
• Uzaktan çalışanlar, ofisten çalışanlara kıyasla %52 daha az izin alıyor.
• Çalışanların %86’sı, yalnız çalışmayı tercih ediyor.
• Serbest çalışanlar, her hafta ortalama 36 saati üretken bir biçimde geçirebiliyor.
• İşi bölünen bir çalışanın yeniden işe odaklanması yaklaşık 23 dakika alıyor.
• 4 çalışandan 3’ü (%76), odaklanması ve önemli işleri tamamlaması gerektiğinde ofiste çalışmamayı tercih ediyor!

Nasıl daha etkili ve verimli çalışabiliriz?

İstatistiklerle çalışma hayatında verimliliğe dair kısa bir giriş yaparak konuya ısındıktan sonra, iş süreçlerini daha etkin yönetmeye yardımcı olacak ve çalışma verimliliğini artıracak önerilerimize geçebiliriz.

1. İş listenizi yönetilebilir tutun

Evet, herkesin aynı anda ilgilenmek zorunda olduğu birden fazla proje ve bu projelere dair çok sayıda iş kalemi olabilir. Yine de günlük görev listesini belirlerken yapabileceklerinize dair doğru tahminlerde bulunarak bir günde tamamlamak üzere 3 ila 5 işi önceliklendirmeniz, görev listenizi yönetmenizi kolaylaştırır. Şayet işleriniz erken biterse, arka plandaki işlerinizden birkaçını daha aynı günün mesai planına dahil edebilirsiniz. Aksi durumda, tüm işleriniz önünüzdeyken motivasyonunuzun düşmesi ve o gün içinde ulaşabileceğiniz hedeflere dahi ulaşamamanız olası hale gelir.

2. Organize çalışın

Etkin çalışanların en önemli özelliklerinden biri, organize kişiler olmalarıdır. Bir işe başlamadan önce, o işi yaparken ihtiyaç duyacağınız tüm materyalleri vakit kaybetmeden erişebileceğiniz noktalarda konumlandırın. İşe tam odaklanmışken, o an ihtiyaç duyduğunuz bir dosyayı bulmaya çalışmak için dikkatinizin dağılmasına izin vermeyin.

ABD doğumlu yönetim danışmanı ve yazar David Allen tarafından geliştirilen “Getting Things Done” metodolojisi bu konuda size ipuçları sunabilir. Bu sistem beş aşamadan oluşur: Topla, işle, düzenle, gözden geçir ve yap. Bu sistemi uygularken ilk aşamada tüm işleri belirlemek ve bir araya getirmek önerilir. İşle aşamasına gelindiğinde, zaman ayırmaya değmeyecek bir işi tespit edebilmek için bir araya getirilen tüm işlerin incelenmesi gerekir, zira Allen’a göre aklınızda dörtten fazla görev tutmak, performansınızı olumsuz etkileyebilir. İşin üçüncü aşaması organizasyondur. Bu aşamada belirlenen görevler çeşitli kategorilere ayrılır ve bir sonraki aşamaya geçilir. Gözden geçirme aşaması, belirlenen görevlerdeki ilerlemeyi gözden geçirmenin önemine dikkat çeker. Son adımda ise işlerin tamamlanması beklenir. Özetle organizasyon, güncel çalışma metodolojilerini izlemek için de olmazsa olmaz sayılan bir özelliktir.

3. Önceliklendirin

İşlerinizi sıralarken hangilerinin daha acil ya da öncelikli olduğunu veya hangisinin tamamlanmasının daha uzun süreceğini göz önünde bulundurun. Hangi işler birincil hedeflerinize ulaşmanız için gerçekten önemli? Hangi işleri erken tamamlarsanız daha verimli hisseder ve daha büyük bir iş kalemini ortadan kaldırmış olursunuz? Şayet o günden beklentilerinize daha önceden karar verdiyseniz, belirlediğiniz hedeflere en uygun önceliklere de kolayca karar verebilirsiniz. Bu yalnızca günlük hedeflerinizi tamamlamanıza değil, orta ve uzun vadeli planlarınızda yol kat etmenize de yardımcı olur. Daha küçük ve hızlı bitirilebilecek işleri mi, yoksa daha büyük ve odaklı çalışma gerektiren işlerimi önceliklendirmek sizin için daha uygun?

4. Yarını bugünden planlayın

Yakaladığınız verimliliğin sürekli olmasını istiyorsanız, plan yapmayı günlük çalışma rutininizin bir parçası haline getirin. Mesai biterken ya da işlerinizi tamamlayıp bilgisayar başından kalkarken, yarın yapacaklarınıza kısaca bir göz atın ve sabah bilgisayar başına yeniden geçtiğinizde örneğin ilk üç önceliğinizi belirleyin. Gün planlaması yaparken işlerin yoğunluğuna ve aciliyetine göre farklı zorluklardaki görevleri iş listenizi ağırlıklandırırken kullanın. Görevleriniz yeterince zor değilse sıkılacağınızın, çok zorsa endişelenip strese gireceğinizin ve bu iki durumun da verimliliğinizi düşüreceğinin farkına varın.

5. İletişim kurun ve işi doğru anladığınıza emin olun

Herkes, işlerini tamamlayabilmek için ister istemez başkalarıyla iş birliği halinde çalışır. Belki de iş size yöneticinizden ya da müşterinizden gelmiştir. Üstlendiğiniz işi tek seferde uçtan uca doğru tamamlayabilmek, yeniden çalışmayı ve zaman kaybını önleyebilmek için, o işe başlamadan önce sizden bekleneni tam olarak anladığınıza emin olun. Eğer işin herhangi bir noktasına dair belirsizlikler ve soru işaretleri varsa, teyitleşmeden ilerlemeyin. Bunu yapmadığınızda aynı görevi tekrar yapmak, aynı dosyayı tekrar açmak gerektiğinin bilincinde olun.

6. İşi eğlenceli hale getirecek yollar bulun

Biliyoruz, her zaman istediğiniz, yapmaktan keyif aldığınız işlere sahip olmanız pek mümkün değil. Yine de bunu elinizden geldiğince sağlamaya çalışın. Size keyif veren iş formatlarını belirleyerek ilgili işlere takımınızda gönüllü olun. Sizi daha iyi performans gösterdiğiniz işlere yönlendirebilmesi için yöneticinizi teşvik edin. İşi yaparken size keyif verecek süreçler tasarlamaya çalışın. Bunu yapamıyorsanız, tatmin noktanızı değiştirin ve işi tamamlamanın sizi mutlu edecek bir ilerleme olduğuna ikna olun. Kendinizi, yapılacaklar listenizdeki bir maddeyi silmenin size verimli hissettireceğine ikna edin.

7. Mola vermeyi unutmayın

İş planlarınızı yaparken molaları da bu planların bir parçası olarak konumlandırın. Verimliliğinizi artırmanın yollarından biri de doğru zamanlarda molalar verebilmek, işin akmadığını fark ettiğinizde sıradakine geçmektir. Bunu başarabildiğiniz noktada mesai içindeki veriminizi artırdığınızı göreceksiniz. Yalnızca mesai içinde değil, iş dışında da kendinize yeterince vakit ayırdığınızdan, işten biraz olsun uzaklaşacak aktiviteler yaptığınızdan, sevdiklerinizle vakit geçirdiğinizden emin olun. Bir işin üzerine çok düştüğünüzde körleşmek, benzer ve sonuçsuz tekrar eden döngülere girmek olasıdır. Size çalışırken neyin iyi geldiğini ve verimliliğinize olumlu etki ettiğini keşfederek planlamalarınızı bu aktiviteyi içerecek biçimde yapın.

8. Günü nasıl bitirdiğinizi önemseyin

Hafta boyunca verimliliğinizi korumak istiyorsanız, geç saatlere kadar süren sosyalleşme etkinliklerini ya da kişisel zamanları işlerin biraz daha hafiflediği noktalara kaydırmayı deneyin. İşlerinizi bitirip bilgisayarınızı kapattıktan sonra elektronik cihazlardan mümkün olduğunca uzak durmaya, geç yemek yememeye ya da kahve içmemeye özen gösterin. Geçirdiğiniz günü değerlendirin ve sonraki günün planlarının üstünden kısaca geçin. Her gün benzer saatlerde uyumaya odaklanın ve kendinize bedeninizin ve zihninizin tamamen kapalı bir biçimde dinlenmesi için yeterince vakit ayırmaya çalışın. Fiziksel ve zihinsel sağlığınızın iş verimliliğine doğrudan etki ettiğini aklınızdan çıkarmayın.

İşte bu kadar! Birkaç adımda daha verimli mesai saatleri geçirmek ve doyum hissini artırmak sanıldığı kadar zor değil. Biraz planlama, yeterince dinlenme, dikkat dağıtan veya keyif veren şeyleri keşfetme ve bunları günlük rutinlere akıllıca yerleştirme eylemlerini tamamladıktan sonra, performansınızın arttığını gözlerinizle göreceksiniz.