Hibrit düzende çalışan deneyimini iyileştirmek
İş dünyası küresel salgın gibi bir gerçekle yüzleşmeseydi, çalışma biçimlerinde köklü bir dönüşüm bu kadar hızlı olur muydu bilinmez ama hibrit çalışma bugün bizimle ve bizimle olmaya devam edecek gibi gibi görünüyor. Bu yazımızda her çalışanın denk koşullarda çalıştığına emin olmak isteyen işverenlere öneriler sunacak ve hibrit çalışma modelinde çalışan deneyimini iyileştirmek için tavsiyelere yer vereceğiz.
Pandemiden önce sayıları küçük de olsa bir grup şirket, evden çalışma modelinin ne kadar verimli olduğunu ölçmeye çalışan denemeler yapıyordu. Bu küçük çaplı denemeler tüm şirkette uygulanmaya çalışıldığında ise, ofiste daha verimli çalıştığını hissedenler için zorlayıcı bir deneyim olabiliyordu. Ancak daha sonra iş dünyası küresel bir salgınla yüzleşti ve ofisler kapandığında işlerin sürebilmesi için internetin olduğu her ortam ofise dönüşmek durumunda kaldı. Covid 19 tedbirleri hafiflediğinde ise iş dünyasının çalışma düzeniyle ilgili herkesi memnun edecek bir karar vermesi gerekti. İşte hibrit çalışma, tam da böyle bir ihtiyaçtan ortaya çıktı.
İş dünyası küresel salgınla yüzleşmese çalışma biçimlerinde köklü bir dönüşüm bu kadar hızlı ve kitlesel bir biçimde olur muydu bilinmez ama hibrit çalışma bir kere hayatımıza girdikten sonra kolay kolay vazgeçemeyecekmişiz gibi görünüyor.
Bugün birçok şirket; iş, yaşam, aile ve hobiler arasında daha sağlam bir denge kurmaya yaradığına inanılan hibrit çalışma modelinde şirket kültürlerini her yeni çalışana aktarmanın, çalışan deneyimini arada mesafeler olsa da korumanın ve iyileştirmenin yollarını arıyor. Bu yazımızda öncelikle hibrit çalışmanın pratikteki faydalarına değineceğiz. Ardından işletmelerin çalışan deneyimlerini hibrite uyarlamasına yardımcı olacağını düşündüğümüz önerileri sizler için sıralayacağız.
Hibrit çalışma nedir?
Hibrit çalışma, farklı özelliklere sahip çalışanlardan en yüksek verimi alabilmenin yolunu sunan, uzaktan çalışma ve ofisten çalışma modellerini harmanlayan bir modern işyeri çalışma modelidir. Bazı çalışanlar işe gidip gelmek zorunda olmaktan, günlerinin önemli bir bölümünü işleri olsa da olmasa da ofiste geçirmekten hoşlanmaz. Kimileri ise ofiste daha üretken olduğuna inanır; günü iş, sosyalleşme ve evde vakit geçirme olarak bölümlere ayırmayı kolaylaştırdığı için işe gidip gelmeyi tercih eder. Hibrit çalışma, bu iki çalışan tercihine de hitap eder.
Microsoft’un Çalışma Trendleri Endeksi'nin 2021 edisyonu, işverenlerin %66’sının ofis ortamlarını hibrit çalışmaya göre yeniden yapılandıracaklarını, çalışanların %73’ü ise esnek uzaktan çalışma seçeneklerinin kalıcı olması gerektiğini söylüyor. Küresel danışmanlık şirketi McKinsey’in yaptığı bir ankette ise pandemiden sonraki dönemde hibrit modeli tercih eden çalışanların oranı, %52’yi buluyor.
Hibrit çalışma için uygun ortam nasıl oluşturulur?
Hibrit çalışma modelinde, şirketlerin çalışanlarına haftalarını ev ve ofis arasında bölmelerini söylemesi tek başına yeterli olmuyor. Aksine verimliliği kaybetmemek, şirket kültürünü korumak, herkesin denk koşullarda çalıştığına emin olmak ve ekip ruhunu yitirmemek gerekiyor. Bu noktada liderler, kendilerine aşağıdaki soruları sorarak hibrit modele daha uygun bir iş düzeni oluşturabilir:
Herkes için adil olabilir miyiz?
Bazı işler masa başından ve dolayısıyla dünyanın her yerinden yürütülebilse de, bazı işler doğrudan sahada olmayı gerektiriyor. Hibrit çalışma olanağı sunulamayan çalışanlara buna karşılık ne verileceğinin, nasıl bir avantaj sağlanacağının düşünülmesi gerekiyor.
Kapsayıcı olabilir miyiz?
Ofiste daha sık bulunan çalışanlar, davranışsal bir önyargının neticesinde ofiste görmedikleri iş arkadaşlarının “daha az çalıştıklarını” düşünebiliyor. Şirketlerin bunu önleyecek ve farklı çalışanların birbirlerinin işlerine duydukları saygıyı korumalarını kolaylaştıracak önlemler alması gerekiyor.
Eşitsizliği engelleyebilir miyiz?
Her çalışanın uzaktan çalışmaya yetecek internet altyapısı, çalışma ortamı olmayabilir. İşletmeler, eşit çalışma koşullarının oluşması için ofis mobilyası sağlamak, internet faturalarına destek olmak gibi uygulamalar tercih edebilir.
İş birliğini etkili bir biçimde sürdürebilir miyiz?
Ofiste olmak yalnızca işe odaklanmak anlamına gelmiyor, aksine çalışanlar bir arada vakit geçirdiklerinde daha fazla etkileşim kuruyor ve bu etkileşim iş süreçlerine de olumlu yansıyabiliyor. Örneğin ofiste çay ya da kahve alırken kurulabilecek küçük bir diyalog, dikkate değer bir inovasyonla sonuçlanabiliyor. Bu kültürü herkes evinde ya da olmak istediği yerde, bir bilgisayar başındayken de korumanın mümkün olup olmadığı da üstünde düşünülmesi gereken konular arasında yer alıyor.
Hibrit modele geçişe karar veren işletmeler, çalışan deneyimini korumak ve iyileştirmek için hangi yolları izleyebilir?
Esnek olun
Birçok iş için önemli olan hangi saatler arasında çalışıldığı değil, işin zamanında ve istenildiği gibi bitip bitmemesidir. Bu noktada, eğer ilgili kişilere doğrudan o an ihtiyacınız yoksa, çalışanların kendi çalışma saatlerini belirlemelerine izin verin. Bir çalışan, ofiste olsa yemeğe çıkacağı bir zaman diliminde en verimli dakikalarını geçiriyor olabilir. Ya da ofis ortamında mesai sona erdiğinde başlanan bir proje, günler alabilecekken saatler içinde tamamlanabilir. Bu noktada çalışanlara talep ettikleri esnekliği tanımak önemlidir. İhtiyaç duyduğunuz kişiler varsa, onlara özel durumları aktarabilir ve aradığınızda erişebileceğinizi garanti altına alabilirsiniz.
Destek verin
Konforlu bir iş koltuğu veya yüksek hızlı bir internet bağlantısı çalışanların ihtiyaç duydukları çalışma ortamına kavuşmalarına doğrudan etki eder. Uzaktan çalışmayı daha sık tercih eden çalışanların iyi koşullara sahip olduğundan emin olun.
Teknolojiyi kullanmaktan kaçınmayın
Zoom, Skype, Teams, Discord gibi iş çözümleriyle iletişimi kesintisiz ve anlık erişilebilir hale getirirken, ekiplerin uzaktan da olsa birlikte çalışabileceği teknolojiler kullanın. İletişim yöntemlerinizi geleneksel e-postalardan anlık mesajlaşmaya dönüştürün. Birden fazla kişinin aynı anda çalışabildiği, yorum yapabildiği, yüz yüze toplantıdan daha verimli çalışma süreçleri geçirebildiği ofis uygulamaları kullanın.
Ofisin önemini hatırlatan etkinlikler düzenleyin
Ara sıra işten bir nebze olsun uzaklaşıp ofis ortamında diyaloğu teşvik eden etkinlikler hibrit modelde hiç de kötü olmaz. Happy hour’lar, şirket toplantıları, sürpriz buluşmalar düzenleyin. Ofisteki çalışanlarınıza küçük sürprizler yaparak zaman zaman ofise gelmeyi ve diğer çalışanlarla aynı ortamda çalışmayı teşvik edin.
Tüm süreçleri bu modele göre yeniden tasarlayın
Diyelim ki mevcut çalışanların uyumunu bir biçimde sağladığınız, peki ya yeni çalışanlar? Şirketinizde yalnızca 2 ay kalacak stajyerler ya da proje bazlı, sözleşmeli çalışanlar? İşe alım mülakatlarından ilk gün deneyimine ve işten ayrılma sürecine kadar tüm aşamaları hibrit modele göre yeniden ele alın.
Deneyimi ölçün
İşler istendiği gibi gidiyor ya da gitmiyor olabilir. Bunu anlamanın en iyi yolu ise düzenli değerlendirmelerden geçer. Çalışanlarınıza isimsiz katılabilecekleri anketlerle hibrit modelin hissettirdiklerini, kazandırdıklarını, kaybettirdiklerini sorun. Olası şikayetlerin sisteminizin temeliyle mi ilgili olup olmadığını anlayarak geliştirmeye odaklanın.
Tüm bu aşamaları başardıysanız, hibrit modele hızlı ve iyi bir başlangıç yaptınız demektir. Çalışan verimliliğindeki değişimleri ölçerek modelinizi geliştirmeyi sürdürdükçe, hem çalışan deneyimi, hem müşteri gözündeki itibar hem de daha genç çalışanlara teşvik gibi yönlerden şirket kültürünüzün yeni düzene nasıl uyum sağladığını daha net göreceksiniz.