Verimli toplantılar için ilk 5 dakikada yapmanız gerekenler

İş hayatında günümüzün büyük bir bölümünü geçirdiğimiz toplantılar, verimli şekilde gerçekleştirildiğinde çalışan ve kurumlar için uzun vadede büyük katkılar sağlıyor. Rutin haline gelen toplantıları verimli şekilde tamamlamak çalışanların etkileşimi ve iletişimi ile doğrudan alakalı… Öyle ki toplantıların ilk beş dakikasının nasıl geçtiği, toplantıların ne şekilde tamamlanacağını anlamanıza yardımcı olabilir. Başarılı bir toplantı açılışı ile tüm ekibin katılımını kolay bir şekilde sağlayabilir, şirketin gündemini oluşturan konuları verimli bir şekilde tartışabilirsiniz.

Verimli toplantılar için ilk 5 dakikada yapmanız gerekenleri sizin için sıraladık:

İlk 5 Dakika İçerisinde Katılım Gerçekleştirilmeli

Çalışanların, toplantı esnasında etkileşime girmesi ve yeni fikirlerini rahatlıkla paylaşabilmesi için toplantının açılışının etkili bir şekilde yapılması oldukça önemli. Toplantıdan yeterli düzeyde verim alabilmek, ilk beş dakikada gerçekleşen diyaloglara ve iletişim gücüne bağlı. Katılımcı listesini gözden geçirmek ve katılımcıları toplantıdan önce odaya davet etmek başarılı bir toplantı açılışının önemli adımları arasında yer alıyor.

Toplantının Odak Noktası Belirlenmeli

Telefonların kullanılmadığı ve dikkatin hedef konuya çevrildiği bir konuşma için toplantıya katılacak kişileri kapıda karşılama konusuna dikkat etmek gerekiyor. Toplantının ilk beş dakikasında katılımcılara toplantının odak konuları hakkında bilgi vermek ise onların konu ile ilgili fikirlerini daha net şekillendirebilir.

Müzakere Toplantılarında Katılımcıların Fikirleri Alınmalı

Olumlu bir izlenim yaratmak için toplantının başlangıcında tüm katılımcılara mutlaka söz hakkı verilmeli ve ortak bir anlayış oluşturarak beklentiler belirlenmeli. Özellikle müzakere, satın alma ve pazarlık toplantılarında, katılımcıları toplantının amacı konusunda bilgilendirmek adaptasyon sürecini daha da hızlandırıyor. Görüşülen gündem ile ilgili ilk dakikalarda belirtilen fikirler, sonuca etkili şekilde ulaşılmasına yardımcı olabilir. Örneğin pazarlık toplantılarında konuya mesafeli olan katılımcılara yönelmek toplantıya daha istekli bir şekilde dahil olmalarını kolaylaştırabilir.

Toplantıya Katılanların Dikkatini Çekmek Sonuca Daha Hızlı Ulaştırır

Toplantı sırasında tüm katılımcıların dikkatini çekmek etkili ve verimli bir müzakerenin önemli aşamalarından biri. Bekleyen işler ve son teslim tarihi yaklaşan projeler birçok çalışanın öncelikli konuları arasında sayılabilir. Katılımcıların uzmanlık alanlarına yoğunlaşılarak dikkatleri artırılmalı ve toplantının gündemine yönelik açıklamalar yapılmalı. Büyük liderlerin birçoğu toplantıların ilk dakikalarında çalışanlarının kişisel hayatları ile ilgili belirli sorular yönelterek dikkatlerini çekmeyi başarabiliyor. Katılımcıların fikirlerinin önemsediğini işaret eden açıklamalar yaparak onların kendilerini değerli hissetmeleri ve toplantının çıktılarına yoğunlaşmalarını sağlamak toplantıları daha verimli bir hale getirebilir.

Verimli Sonuçlar İçin Toplantının Çerçevesi Belirlenmeli

Belirli amaçlar doğrultusunda yapılan toplantılarda tartışılan konunun dışına çıkmak verimi düşüren etkenlerden biri. Toplantı akışı içinde yer almayan konulara yönelmek ayrıca zaman kaybını da beraberinde getiriyor. Toplantı amacının çerçevesini önceden belirlemek farklı konuların tartışılmasını büyük oranda engelliyor. Moderatörün kontrolü bu noktada toplantının çerçevesini korumak ve amaca yönelik tartışmayı sağlamak olmalı. Zaman yönetimini başarılı şekilde yapmak, toplantının verimliliğini büyük oranda artırabilir.

Kaynaklar:

https://www.strategy-business.com/blog/Why-the-first-five-minutes-of-a-meeting-shape-its-outcome

https://www.businessinsider.com/first-5-minutes-of-a-meeting-matter-the-most-2019-6