Satın alma süreçlerinin dijitalleşmesi: Teklif toplama

Günümüzde dijitalleşme ve bu süreçte uygun yöntemlerle işi pratikleştirme, bir sistem üzerinden birçok dataya ulaşım sağlama konuları popüler olmakta ve departmanların yeniliğe uyum sağlamaları vurgulanmaktadır. Satın alma süreçlerinde inovasyon için artık birçok madde gündeme gelmektedir. Bu noktada satın alma önce belli kırılımlara ayrılmakta, ardından projelerden daha fazla zaman ve teklif tasarrufu elde edilebilecek elektronik platformlar araştırılmaktadır.

E-satın alma ve elektronik ihale kullanımı dijitalleşen dünyada kaçınılmaz olmuştur. Bu sebeple satın alma şirketleri, operasyonel yük ve manuel işlerden kurtulmak için e-satın almayı kullanmayı tercih etmektedir.

E-ihale süreçlerinde kullanılan global formatlar (İngiliz, Hollanda, Japon, Yankee ve Brezilya gibi) tedarikçilerden revize teklif alabilmek için stratejik çözümler sunar. Günümüz rekabet koşullarında şeffaf, etik ve daha verimli satın alma süreçleri için şirketlerin e- satın alma sürecinde dikkat etmesi gereken uçtan uca alım akışını şirketlerin de organize etmeleri önemlidir.

İşletmeler faaliyetlerini sürdürürken birçok firmayla sözleşme yaparlar ve bu sözleşmeler içinhukuka, rekabet kurallarına uygun, karşılıklı çıkar ilişkilerini koruyarak çerçeve belirler. İhale sonucunda kazanan firma ile sözleşme imzalanır ve hizmete başlanır. İhale koşullarını yerine getirilmesi için tedarikçi yönetimi iyi yapılmalıdır.

İlk olarak 1999 yılında kullanılmış olan elektronik ihale sistemi, firmaların gün geçtikçe sürekli kullandıkları, rekabet arttırıcı, kişiselliğin firma - tedarik etkisini azaltan ve ürün satın almaya karar vermede şeffaflığı artıran bir sistem olmuştur. Dolayısıyla e-satın alma süreçlerinde kullanılan bir platform olmayı başarmıştır. Farklı sektörlerdeki firmaların bir çoğu ürünlerin satın alma süreçlerini elektronik platformlarda yapmaktadır, çünkü bu durum tedarik zincirinin verimliliğini artırarak maliyet avantajı kazandırır. Satın alma faaliyetlerinin ve satın alınan ürünün sürekliliğini sağlamak adına etkin satın alma yöntemleri kullanılmalıdır. Hızı, şeffaflığı arttıran bilişim sistemleri araçları etkin şekilde kullanılarak, günümüzde artık teklifler elektronik ortamda toplanmaktadır.

Elektronik ihale sistemi ile, teklifler yine kapalı zarf usulü sistem üzerinden toplanmakta, tedarikçiler ile satın almacılar arasında online bir iletişim imkanı sağlamaktadır. E- satın alma, firmalar için önemli maliyet tasarrufu potansiyeline sahip çok önemli bir girişimdir. E-tedarik pazar araştırması erken bulgularında rehberlik ve nasıl teçhizat yapacağı için gereklidir.

Teklif toplama sürecinin Online toplanmasını basit bir şekilde özetlersek;

Sistem üzerinden teklif toplama süreci başlatılır. İhale dosyaları hazırlanarak, tedarikçilerin görebileceği alana eklenir. Firmalara başlangıç ve bitiş tarihi ile ilgili duyuru maili gönderilir, telefonda eğitimleri verilir. Teklif toplama sürecinde tedarikçilerin performans ve istenilen özelliklere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Verilen teklifler ve tüm koşulları sağlayan firmalar ile e-ihaleye çıkılır.

Tedarikçinin doğru fiyat verebilmesi ve tekliflerin karşılaştırılabilmesi için ihaleye konu malzeme ve hizmetler net tanımlanır, teklif toplama aşamasında aday tedarikçiler ile paylaşılan dökümanlar malzeme veya hizmetin tanımı ile birlikte teklife konu sipariş adet ve hacimlerini, teknik koşulları, teslim süresi, termin gibi tanımlamanın mümkün olduğu ve fiyatı etkilediği durumlarda mevsimsel dalgalanmaları net olarak içerir. Sözleşmeler, idari ve teknik şartnameler, tedarikçi seçim kriterleri ve teklif değerlendirme kriterleri satın alma profesyoneli tarafından hazırlık aşamasında oluşturulur. Fiyat tekliflerinin geçerli olacağı süre içerisinde gerçekleşebilecek maliyet değişimleri tanımlanır, dökümante edilir ve ihale aşamasında ilgili eskalasyon formülleri ve etkileyen parametreler bilgisi tedarikçi adayları ile paylaşılır.

Her bir teklif toplama süreci için, ilgili satın alma departmanı tarafından yapılan kontrollerde tedarikçilerin hatalı teklif verdiği tespit edilirse, teklif toplama süresi tamamlandıktan sonra hatalı veri girişi yapan tedarikçilere hataları düzeltmek için sistem geçici olarak açılır ve bu aşamada sadece geçici fiyat girişleri düzeltilir.

E-satın alma, internet tabanlı bir iş sürecidir. Şirketlerin yaptıkları işleri ölçümleyebilmesi ve rakip firmaların artan baskıları nedeniyle sürdürülebilir olmak amacıyla internet ve dijitalleşme, kritik ve hayati bir rol oynamaktadır.

Satın alma süreçlerinde eletronik araçların kullanımının aşağıdaki gibi avantajları olacaktır;

i.             Süreçlerin hızlandırılması

ii.            Satın alma sürelerini kısaltmak

iii.           Satın alma giderlerini azaltmak

iv.           Online platform ile duyuru kolaylığı

v.            Süreçlerin kolaylaştırılması

vi.           Sistemden kolay alınabilecekler raporlar

vii.          Çalışanların profesyonel gelişimi

viii.         Zaman alan spot ve rutin işleri yeni araçlar ile otomatikleştirmek

ix.           Bilgiye (ihale bilgileri, ihale dökümanları vs.) kolay erişim sağlamak

x.            Prosedürlerin standardizasyonu

xi.           Şeffaflık

Kaynak:

Gümüşsoy, Ç. A., & Çalışır, F. (2009). E-açık eksiltme teknolojisinin kabulünü etkileyen faktörlerin belirlenmesi. itüdergisi/d mühendislik, 110.

Heide, J., & John, G. (1990). Alliances in Industrial Purchasing: The Determinants of Joint Action in Buyer-Supplier. Journal of Marketing Research, 24-36.

Kajewski , S., & Weippert , A. (2004). E-Tendering: Benefits, Challenges and Recommendations For Practice. Clients Driving Innovation International (s. 4). Australia: QutePrints.