Proje yönetiminin modern hali: Çevik proje yönetimi

İş dünyası verimliliği, esnekliği, dayanıklılığı ve daha güçlü üretkenliği hedefledikçe, iş yapma biçimleri de bu yeni hedefler doğrultusunda değişiyor.  Proje Yönetimi Enstitüsü’nün Mesleğin Nabzı anketine göre, bu iş yapış şekilleri arasında, son on yılda büyük bir artış görülen çevik yaklaşım öne çıkıyor. Bu yazıda çevik yaklaşımın tarihine, temel prensiplerine, proje yönetiminde ne gibi avantajlar sağladığına ve bu yaklaşımın ne ölçüde benimsendiğine değineceğiz.

İş dünyası son yıllarda birçok belirsizlikle karşı karşıya kaldı ve bu belirsizliklerle başa çıkmak için iş yapma biçimlerini kademeli olarak dönüştürdü. Bir disiplinde doğan ve başarısı farklı projelerle kanıtlanan yeni metodolojiler, farklı disiplinlerdeki dönüşümleri de hızlandırdı. İngilizcede agile olarak anılan çevik yaklaşım da bu dönüşümlerde başı çekenlerden biriydi. Yazılım disiplininden doğan ve sonrasında proje yönetimi, tasarım ve mimariye kadar uzanan çevik yaklaşım, geleneksel metodolojileri bir adım ileri taşımayı vaat eden ve bugünün ihtiyaç duyduğu hıza esnek ve çevik bir yöntemle yanıt veren bir iş yapma biçimi olarak öne çıktı.

Son on yılda proje yönetimi yaklaşımlarında da bir değişim görüldü. Proje Yönetimi Enstitüsü’nün 2021 Mesleğin Nabzı anketine göre çevik proje yönetimi (agile project management | APM), geride bıraktığımız yıllarda birçok organizasyon için öne çıkan, yaygın bir iş yapma biçimine dönüştü. Araştırmada, projelerin karmaşık sorunlarla çıkmaza girmeden gerçek zamanlı tekrarlama ve inovasyon yaklaşımıyla yeniden ele alınmasını öngören çevik metodolojinin, küresel şirketlerin dörtte birinde aktif olarak kullanıldığı belirtildi.

Fieldz olarak bu yazımızda, öncelikle proje ekiplerinin verimlilik ve üretkenliğini artıracak çevik yaklaşımın tanımına, tarihine, 12 temel prensibine değineceğiz. Sonra da proje yönetiminde çevik yaklaşımın önemini inceleyip, farklı departmanlarda ne kadar ve hangi amaçlarla benimsendiğine değineceğiz.

Çevik yaklaşım nedir?

Yüksek kaliteli yazılımların hızlı dağıtımını esas alan ve iş yaşamında müşteri ihtiyaçlarıyla şirket amaçlarını koordine etme işlevi taşıyan çevik yazılım metodolojilerinin köklerinin, 1957 yılında IBM'de yürütülen yazılım geliştirme çalışmalarına dayandığı biliniyor. Analiz, tasarım, kodlama, test ve entegrasyon gibi beş aşamadan oluşan ve bir sonraki aşamaya geçmek için bir önceki aşamanın mutlaka eksiksiz tamamlanmasını gerektiren şelale (waterfall) yazılım geliştirme metodolojisinin yetersiz olduğunu düşünen bir grup yazılımcı tarafından duyurulan manifestoyla bilinirlik kazanan çevik yaklaşım, şu yönleriyle öne çıkıyor:

• Süreçler ve araçlardan ziyade bireyler ve etkileşim
• Kapsamlı dokümantasyondan ziyade çalışan yazılım
• Sözleşme pazarlıklarından ziyade müşteriyle işbirliği
• Bir plana bağlı kalmaktan ziyade değişime karşılık vermek

Kent Beck, Mike Beedle, Arie van Bennekum, James Grenning gibi isimlerin de aralarında yer aldığı 17 mühendisin imzacısı olduğu manifesto, bir projeye başlarken tüm süreçlerin uçtan uca planlanmasını tavsiye eden metodolojiye karşı çıkıyor. Sprint adı verilen kısa geliştirme döngülerini kullanarak bir ürün veya hizmetin geliştirilmesinde sürekli iyileştirmeye odaklanan çevik yaklaşım, özellikle yazılım geliştirme ekiplerinin hızlarını artırma, ekip içi iş birliğini iyileştirme, pazar eğilimlerine daha iyi yanıt verme gibi beceriler kazandırma avantajları sağlıyor. 17 mühendisin ilhamı ise otomotiv sektörünün benimsediği ve müşterilerin sürekli değişen ihtiyaçlarını hızla karşılarken, verimsizliği azaltmak ve şeffaflığı artırmak için kullandığı yalın (lean) üretim metoduna dayanıyor. Doğası gereği hiçbir gereksiz unsur tanımayan ve bu sayede hata, maliyet, stok, işçilik, geliştirme süresi uzunluğu, üretim alanı ihtiyacı, fire ve müşteri memnuniyetsizliği gibi unsurların en aza indirildiği üretim sistemi olarak tanımlanan yalın üretim, sıfır hatalı, tam zamanında, küçük partiler halinde ve yüksek çeşitlilikte üretimi hedefliyor.

Çevik yaklaşımın 12 temel prensibi

Çevik yaklaşımın öncüsü kabul edilen manifesto imzacıları, bu yeni metodolojinin prensiplerini 12 maddede aşağıdaki gibi sıralıyor:

1. Önceliğimiz, yazılımın erken ve devamlı teslim edilmesini sağlayarak müşterileri memnun etmektir.
2. Değişen gereksinimler, geliştirme sürecinin son aşamalarında dahi kabul edilmelidir. Çevik süreçler değişimi müşterinin rekabet avantajı için kullanır.
3. Çalışan yazılım, kısa zaman aralıkları belirlenerek düzenli olarak müşteriye sunulmalıdır.
4. İş süreçlerinin sahipleri ve yazılımcılar, proje boyunca her gün birlikte çalışmalıdır.
5. Projelerin temelinde motive olmuş çalışanlar yer almalıdır. Onlara ortam ve destek sağlanmalı, işi başaracaklarına güvenilmelidir.
6. Bir yazılım takımında bilgi alışverişinin en verimli yöntemi yüz yüze iletişimdir.
7. Çalışan yazılım ilerlemenin birincil ölçüsüdür.
8. Çevik süreçler sürdürülebilir geliştirmeyi teşvik etmelidir.
9. Teknik mükemmeliyet ve iyi tasarım konusundaki sürekli özen, çevikliği artırır.
10. Sadelik, yapılması gerekmeyen işlerin mümkün olduğunca ortadan kaldırılması, olmazsa olmazdır.
11. En iyi mimariler, gereksinimler ve tasarımlar, kendi kendini örgütleyen takımlardan ortaya çıkar.
12. Takım, düzenli aralıklarla nasıl daha etkili ve verimli olabileceğini düşünür ve metodolojisine buna göre günceller.

Proje yönetiminde çevik yaklaşımın önemi

Çevik yaklaşım, yazılım geliştirmede olduğu gibi proje yönetiminde de işin tamamını küçük bölümlere ayırarak ve bunları sürekli geliştirerek tamamlamayı öngörüyor. Çevik proje yönetiminde her bir yineleme (iterasyon), tek bir geliştirme döngüsünü ifade ediyor. Bir başka deyişle geliştirme sürecinin her bir parçası, ihtiyaç oldukça tekrarlanıyor. Tekrarlar oldukça, projenin çeşitli paydaşlarının temsilcilerini içermesi gereken proje ekibi tarafından gözden geçiriliyor ve değerlendiriliyor. Her yinelemede elde edilen içgörüler, bir sonraki adımda ne olması ve ne olmaması gerektiğini belirlemek için kullanılıyor.

Çevik ekipler, iterasyonlarında hızlı geribildirim süreçleri yürüterek, sürekli adaptasyon yaklaşımı güderek en iyi uygulamaları oluşturmaya ve projeleri en iyi biçimde tamamlamaya odaklanıyor. Bütün bir projenin her bir küçük parçası için tekrarlanan döngüler, aynı işin tekrar yapılması anlamına gelmiyor, ortaya konan ürünün biraz daha geliştirilmesini ve iyileştirilmesini esas alıyor. Öte yandan bu ekipler, tüm aşamalarda zamanı ve maliyeti değerlendirerek proje verimliliğini de proje süreciyle birlikte iyileştirmeye odaklanıyor.

Çevik ekipler, sorunlara yanıt verme yeteneğini iyileştiriyor. Projeleri küçük parçalara ayıran ekipler, bu parçaları tamamlarken karşılaştıkları zorluklardan edindikleri deneyimleri ilerleyen aşamalarda kullanıyor. Bu sayede projenin her kademesinde değişiklik yapılabilmesi, kaynak tasarrufu sağlanması ve teslim süresinin iyileştirilmesi mümkün oluyor.

Çevik yaklaşım, sorumlulukları denk biçimde dağıtmaya yarıyor. Çevik ekipler, geleneksel proje yönetimi metodolojilerinde olduğu gibi bütçeyi, personeli, proje kapsamını ve diğer kilit unsurları belirlemesi beklenen proje yöneticilerine ihtiyaç duymuyor. 

Çevik ekipler, daha özgür ve daha esnek hareket edebiliyor. Çevik proje yönetimini benimseyen ekipler, aşama gözetmeden projenin diledikleri bölümünü önceliklendirebilecekleri bir yönetim stratejisi uygulayabiliyor. Tabiri caizse diledikleri sorudan başlayabilen ekipler, sorunları daha hızlı tespit ederek daha hayati problemlerin önüne daha erken geçebiliyor.

Çevik ekipler, müşteri beklentilerine daha iyi yanıt verebiliyor ve güçlü iletişimi sürekli kılabiliyor. Çevik ekipler, proje yönetiminde müşteri taleplerini referans alıyor ve buna her aşamada hızlı yanıt verebiliyor. Bu sayede kullanıcı ihtiyaçlarını daha iyi karşılayan ürün ve hizmetler geliştirilebiliyor.