Hiç karar almakta zorlandığın oldu mu?
IT’de çalışırken bir proje için yatırım onayı olmak için yoğun çaba sarf ediyorduk. Aynı konuyu uluslararası anlamda farklı kişilere kaç kere anlattığımı hatırlamaz hale gelmiştim artık, o karar bir verilse yapmak ne kadar sürerdi? 3–6 ay. Kararın onayı için harcadığımız zaman ise aynı belki daha fazla. Bu işte bir yanlışlık var diye sesimi yükseltiyordum. Çünkü prensip olarak anlamıyor ve bu yaptığımda bir anlam bulamıyordum. Sürekli olarak hizmet bekleyenlerden ihtiyaçlara zamanında cevap veremediğimize dair eleştiriler alıyordum..
Bir gün global ofisten gelen Agile Koç’lara dert yanarken, “Değer akış haritalaması” yapalım dediler. Sıkıntılarımızı anlamaları gerekiyordu. Çizim tamamlandığında asıl ben anladım. Bu aslında karar alMA süreciydi. Kararı almak ve proje için yatırım yapmak niyetinde olan bizdik ama belli ki bu süreci ortaya koyan merkezi zihniyet aslında tam da bunu zorlaştırmak için tasarlamıştı. Bunun farkına varmak beni özgürleştirdi, yapılması özellikle güçleştirilen bir şeyi yapmaya çalışıyorduk.
Karar alma süreçlerinde beklemelere sebep olan bu akışın “İç kontrolü sağlamak” amacıyla yapıldığını anlıyorum. Reinventing Organisations kitabında Frederique Laloux bu durumu “kontrol illüzyonu” olarak açıklıyor: “Organizasyonun yönetimi gözünden bu kurallar ve prosedürler ne kadar mantıklı görünse de sahada bu deneyimi yaşayanlar sıklıkla yaratıcı yollar bularak bunları görmezden gelmenin bir yolunu bulur.” Onay butonuna basma sayısı ya da imzalananlar arttıkça kontrol düzeyi aslında düşer, delege edilebilse bile hesap verilebilirlik devam eder. O zaman böyle karar onay zincileri ne derece mantıklı?
Beklemeye sebep olan kuralı hangi geçerli sebeple ortaya koymuş olursanız olun, bu bir zaman ve enerji kaybı yaratır. Bomboş bir yolda kırmızı ışıkta bekleme hissini bilir misiniz? Teorik olarak beklemeniz gerekir ancak beklemek anlamsızdır. Tam bu noktada eğitimlerde Agile’ın 12 prensibini konuşurken katılımcıları en çok şaşırtan ve “Yanlış mı yazıldı acaba?” sorusuyla karşı karşıya geldiğimiz prensibi hatırlıyorum:
“Sadelik: Yapılmasına gerek olmayan işleri artırın”
Evet, doğru okudunuz. Artırın ki yapmayın. Yapmaya devam ederseniz büyük bir israfa sebep olursunuz: Beklerken çalışanların yaratıcılığını ve üretkenliğini ertelemek
Dahası hiçbir şey yapmadan bir konuda karar verilmesini bekleme lüksünüz olamaz. Yeni konular ve talepler gelir ve siz de onlarla ilgili çalışmaya başlarsınız…. Başlamaya devam edersiniz. Aynı anda çalıştığınız iş sayısı giderek büyür, tam yeni bir konuda çalışırken bu kez beklediğiniz karar gelir ve odağınız yine kaybolur, birçok az ilerlemiş ancak tamamlanmamış işten oluşan bir portföyünüz olur.
Organizasyonda ölçek ekonomisi uygularken merkezi darboğazlar yaratırsak beklediğimiz çevikliği sağlamak zorlaşır. IT’de uluslararası düzeyde yaşadığımız buydu. Bunun en belirgin ortaya çıktığı iş birimlerinden bir diğerinin de Satınalma fonksiyonu olduğunu gözlemliyorum. Takımların kendi bütçelerindeki en küçük hizmet, malzeme alımında bile fiyat pazarlığı yapması beklenen bu fonksiyon, organizasyonlar içerisinde sevilmeyen, sıkça şikayet edilen ve sahada takımların ihtiyaç duyduğu çevikliğe engel olan iş birimlerinden birine dönüşebiliyor. Oysa Satınalma fonksiyonunun esas yüksek bütçeli işlerde yaratacağı değere odaklanması organizasyon için çok daha büyük fark yaratabilir ve diğer takımlardaki beklemeleri de azaltabilir.
Neler çözüm olabilir?
Takımların otonomisini mümkün olduğunca artırmak,
Takımlara güvenmek ve onları hesap verebilir kılacak şeffaflık ortamını ve kararlara etki edecek veriye erişimlerini sağlamak,
Kolektif karar verme mekanizmaları kurmak,
Karar süreçlerini kolaylaştıracak koçluk desteği sağlamak,
Organizasyonun önceliklerini yönetecek çevik portföy yönetimi yapmak
Böylelikle hem gerçek kontrol için şeffaflık sağlanabilir hem de değişen koşullara adaptasyon mümkün olabilir.
İlerici organizasyonlar karar alma süreçlerinde oldukça yaratıcı pratikleri hayat geçirmişler. Corporate Rebels ( Kurumsal Asiler), bu konudaki yaratıcı örnekleri “İşi Eğlenceli Hale Getir” adlı kitapta ve blog yazılarında paylaşıyor:
https://shop.corporate-rebels.com/products/turkish-book
https://corporate-rebels.com/distribute-decision-making/
Karar almak üzerine daha fazla fikir için ACM & HBR Türkiye e-kitap:
https://www.acmagile.com/acm-hbr-turkiye
Karar almak için senin neye ihtiyacın var?