Yeni yöneticiler için 7 tavsiye

Yıl boyunca birçoğumuzun LinkedIn akışları, yeni terfilerle ve executive, manager gibi rollere geçenlerin gönderileriyle dolu. Bu yazımızda, yeni yöneticiler için bunaltıcı ve zor bir süreç olabilen bu geçişi daha başarılı kılabilecek önerilere yer veriyoruz.

Kariyer yolculuğunda pek çok kişi için çoğu zaman nihai hedef, başarılı bir ekip üyeliği sürecinin ardından yöneticiliğe geçmek ve bir takımın yöneticisi pozisyonuna getirilmek... Küçük bir ekip için dahi olsa “patron” sayılmak, büyük bir kariyer adımıdır ve yeni sorumluluklarla beraber gelir. Bir çalışan yönetici pozisyonuna geçtiğinde daha fazla konu ve insan hakkında hesap vermek durumunda kalır ve kendisinden daha büyük bir şeyin parçası olur. Başarıları artık ortaya koyduğu çıktılardan ziyade, yönettiği takımın üyelerinin çıktılarıyla ölçülür.

Şu yazımızda ayrıntılarına değindiğimiz kahramanlıktan liderliğe geçiş metaforuyla açıklanabilen bu durum, heyecan verici olsa da ilk aşamalarda zorluklarla dolu olabilir. Daha iyi bir yönetici olmak ve nasıl yönetilmesi gerektiğini öğrenmek, zaman, sabır ve pratik gerektiriyor.

HRDive’da yayımlanan bir makaleye göre, yürütülen bir anket, yeni yöneticilerin %45'inin çoğu zaman yönetim süreçlerine ilişkin bir eğitim almadığını gösteriyor. Nitelikli işgücüne erişimin güçleştiği bu dönemde şirketler ve insan kaynakları departmanları, bütçelerini çoğunlukla işe alım süreçlerine ayırıyor ve işe aldıkları personeli yalnızca şirkete uyum sağlayacak kadar eğitiyor. Şirkette olan ve terfi alarak yönetici pozisyonuna geçen çalışanlar için ekipleriyle kuracakları iletişime ve yöneticilik deneyimine ilişkin kısa eğitimler çoğu zaman göz ardı ediliyor. Durum böyleyken, yeni yöneticilere yönelik tavsiyeler kritik hale geliyor.

Yeni yöneticiler, yetersiz görünmekten veya hatalarından dolayı cezalandırılmaktan korktukları için kendi yöneticilerden yardım istemekten kaçınma eğilimi gösteriyor. Bu durumda çalışanlarının eksikliklerini kendileri de operasyona katılarak kapatmaya çalışan yöneticiler, başarılı bir geçiş süreci yaşayamamış oluyor. Zira yöneticilik daha kapsamlı bir bakış açısı gerektiriyor, yeni yöneticilerin kahraman olmaktan çok, liderlik etmeleri bekleniyor. Aşağıdaki tavsiyeler, yöneticiliğe geçiş sürecinde çalışanlara yardımcı oluyor.

1. Geribildirim kültürü oluşturun.

İşletmeler çoğunlukla geribildirim süreçlerini dönemlik performans değerlendirmeleri veya yıllık incelemeler gibi periyodik zamanlarda gerçekleştirmeyi tercih ediyor. Yeni yöneticilerin şirketlerin belirlediği prosedürlerin ötesinde uygulamalar benimseme özgürlüğü de oluyor. Özellikle küçük ekipler yöneten yeni yöneticiler için "sürekli geribildirim” kültürünü oluşturmak tavsiye ediliyor. Bu noktada açık iletişimi benimsemek, çalışanların hataları veya başarıları konusunda dürüst olmak, çalışanları geribildirim vermeye teşvik etmek, düzenli birebir toplantılar planlamak gibi pratikler işe yarayabiliyor. Yazar Ursula Kraslova’ya göre yeni yöneticiler, bu toplantılarda çalışanlara aşağıdaki soruları yöneltebiliyor:

Belirlediğim beklentilerde net miyim?

Görevlerini tamamlaman için sana yeterli zaman veriyor muyum?

İletişim tarzımda hoşuna gitmeyen bir şey var mı?

Karşılaştığın engeller neler ve bunları aşmak için sana ne sunabilirim?

2. Güven inşa edin.

Yeni yöneticilerin kendilerine şunu düzenli olarak hatırlatması gerekiyor: Çalışanlar, alanlarında uzman oldukları ve iyi işler yapma potansiyeli taşıdıkları için işe alınır. Bu noktada görev delegasyonunda dikkatli olmak, çalışanların işlerini nasıl yaptıklarına ve yapma biçimlerini kontrol etmekten kaçınmak, ekip üyelerinin kendilerini gösterebilecekleri zemini oluşturmak gerekiyor. Güven karşılıklı bir duygu olduğundan, çalışanlarına güvenmeyen ve güvenmediğini hissettiren bir yöneticinin, güven inşa etmesi de pek mümkün olmuyor. Elbette burada yöneticilere bir yapılacaklar listesi hazırlayıp ortadan kaybolmak düşmüyor. Yöneticilerin, ekip üyelerine güvendiğini hissettirmek kadar, başları sıkıştığında erişilebilir olduğunu yansıtması da gerekiyor. Bu güven ilişkisini pekiştirmenin yolu, ekip üyelerine deney yapma, başarısız olma, hatalarından ders alma ve daima iyiye doğru gitme fırsatı tanımaktan geçiyor. Eksik kaldığı bir noktada çalışanının problemlerine çözüm bulabilen yöneticiler, hem takım ruhunu güçlendirebiliyor, hem de ekip üyeleriyle kurduğu iletişimi sağlamlaştırıyor.

3. Ritüeller oluşturun.

Çalışan esenliğinin başlıca faktörlerinden biri olarak, bir topluluğa ait olma hissi de sayılıyor. Özellikle hibrit çalışma düzeninde birçok yeni yönetici, daha önce fiziksel olarak hiç tanışmadıkları çalışanlara da liderlik etmek durumunda kalıyor. Ekibin birbirinden uzak ortamlarda çalıştığı bir iş düzeninde ritüeller oluşturmak, takım ruhunu pekiştirmek konusunda kritik rol oynuyor. Çalışanları ortak hedeflere motive etmek, bir ekip gibi hissettirmek için yalnızca ekibe özel uygulamalara, eğlenci aktivitelere zaman ayırmak öneriliyor. Çalışanların gerçekten nasıl hissettiğini tüm ekiple paylaşmalarını sağlayacak toplantı öncesi kısa diyalog zamanları veya her cuma iş çıkışı bir görüşme gibi uygulamalar, ekip üyelerinin birbirleriyle bağ kurmasını da kolaylaştırıyor.

4. Suçlama kültürünü ortadan kaldırın.

Yeni yöneticilerin, hataların onur kırıcı ya da güven zedeleyici azarlamalara, suçlamalara dönüşmesi halinde, hesap verilebilirliği azaltacağını göz önünde bulundurması gerekiyor. Kaçırılan son tarihler, karşılanamayan hedefler iş dünyasının oldukça doğal olguları arasında yer alıyor. Bu gibi durumlarda sorumluları azarlamak yerine bu problemi benimseyerek tüm ekibin gündemi haline dönüştürmek, sorunun bir daha yaşanmaması için yeni uygulamalar geliştirmeye yarayacak beyin fırtınalarını dahi teşvik edebiliyor. Yeni yöneticilerin çalışanlarını ekip içinde azarlamanın veya utandırmanın zehirli bir kültüre dönüşebileceğini, ekip içi rekabeti düşmanlığa dönüştürebileceğini fark etmesi gerekiyor.

5. Yardım isteyin ve yardım istemeyi teşvik edin.

Bu madde, yeni yöneticilerin kendilerine nasıl davranması gerektiği konusunda bir tavsiye içeriyor. Konuyla ilgili bir ankette, yöneticiliğe yeni geçen çalışanların %65’inin rol geçişlerinin belirsizliğe, endişeye sebep olduğunu ve tükenmişlik için zemin oluşturduğunu söylediği görülüyor. Yeni yöneticilerin tükenmiş hissetmesinin arkasındaki en büyük sebep ise yardım istemekten kaçınmak olarak öne çıkıyor. Yazının başlarında da söz ettiğimiz gibi, yeni yöneticiler yetersiz görünmemek için üstlerinden veya çalışma arkadaşlarından yardım istemeye çekiniyor. Oysa yardım istemek, işbirliğine açık bir çalışma ortamı yaratıyor ve takım olma hissini pekiştiriyor. Ayrıca üst yöneticilerin deneyimleri, geçiş sürecini kolaylaştırabiliyor. Son olarak, ekip üyeleri çoğunlukla yöneticilerinin davranışlarını taklit etme eğilimi gösterdiğinden, yardım istemek bir takım kültürüne de bu sayede dönüşebiliyor.

6. Çalışanlarınızın yolculuklarına ortak olun.

Yöneticiler, ekiplerinin her bir üyesinin en üst seviye performans göstermesi için uygun zemini oluşturmakla mükellef kişiler olarak konumlanıyor. Bu noktada yöneticilerin çalışanların problemlerini, engellerini, motivasyonlarını bilmesi gerekiyor. Bu bir anlamıyla çalışanların kariyer yolculuklarına ortak olmak anlamına geliyor. Ekip üyelerinin kariyer hedeflerini, güçlü ve geliştirilebilir yönlerini birlikte keşfetmek, işten maddi ve manevi beklentilerini araştırmak, yönetici olarak nasıl rehberlik edebilecekleri üzerine kafa yormak, her yeni yöneticinin de görevleri arasında sayılıyor. Çalışanlarının iş hayatı dışındaki başarılarını, hobilerini, keyif aldıkları aktiviteleri bulmak, doğru bir pozisyonlandırma için de işe yarayabiliyor.

7. Ekibinizin yanında olun.

Evet, ekibin yanında olun derken, yeni yöneticilerin fiziksel olarak tam anlamıyla ekiplerinin yanında olmasını kastediyoruz. Bir başarıda tüm takım adına konuşmak ve takımın tamamıymış gibi davranmak, başarısız olunduğunda takımın arkasına saklanmak, iyi bir yöneticinin asla yapmayacağı davranışlar arasında sıralanıyor. Yeni yöneticilerinin çalışanlarının hatalarına karşı hesap verebilir olması, gerektiğinde çalışanlarını daha üst yöneticiler karşısında savunması, koşullar ne olursa olsun üst yöneticilerin kendilerini aşarak çalışanlarına baskı kurmasını engellemesi gerekiyor. Başarılara kredi vermek, başarısızlıkları tüm takımın ortak kaygısına dönüştürmek ve her durumda takımın ne önünde ne arkasında, tam olarak yanında konumlanmak, iyi bir yöneticinin özen göstermesi gereken durumlardan biri olarak öne çıkıyor.

Başrollerini Gabriel Macht ve Patrick J. Adams'ın paylaştığı Suits dizisini izleyenler, yeri geldiğinde çalışanlarına karşı en sert tutumu takınan Pearson & Hardman hukuk şirketinin yönetici ortağı Jessica Pearson'ın kapısına gelen her çalışana ilk olarak "Senin için ne yapabilirim?" sorusunu yönelttiğini hatırlayacaktır. Bizce Jessica Pearson'ın bu tavrı, iyi bir yönetici olabilmek için kıymetli bir ders niteliği taşıyor. Yeni veya eski, büyük ya da küçük bir takımı yönetmesi fark etmeksizin, her yöneticinin ilk olarak çalışanları için ne yapabileceğini keşfetmesi gerekiyor. Mikro yönetim yapmadan, ekip üyelerinin kendilerini en iyi şekilde gösterebilecekleri ortamı tasarlamak ve hatalara izin vermemek, çözüm sürecinde rehber olmak ve tüm üyelere bir takım gibi hissettirmek, yeni yöneticilerin görevlerinin ilk gününden itibaren mesai ayırması gereken konular arasında yer alıyor.