Satın almada dış kaynak kullanımı: Avantajlar ve daha fazlası

Bir ofis açarken, sandalyeleri ve masaları kendi kendinize yapmak ister miydiniz? İşletmeler bugün yalnızca çekirdek değer tanımlarının dışındaki işleri değil, temel değer vaatlerine etkisi büyük olan iş süreçlerini de üçüncü parti şirketlere devrediyor. İş sürecinde dış kaynak kullanımı olarak adlandırılan bu durum, satın alma süreçlerinde de geçerli ve kabul gören bir uygulama olarak öne çıkıyor.

Küresel iş dünyası haberlerini ve şirketlerin kazanç raporlarını düzenli olarak takip ediyorsanız, 2022 ikinci çeyrek sonuçlarını açıklayan birçok şirketin basın açıklamasında bir "yeniden yapılanma" tabirine rastlamışsınızdır. Tedarik zinciri krizlerinin, jeopolitik gerilimlerin, dalgalı piyasaların ve ekonomik güçlüklerin yarattığı sarsıntılar, pek çok şirketi organizasyonel yapılarını yeniden düşünmeye, iş süreçlerini yeniden değerlendirmeye yönlendiriyor. Robotik süreç otomasyonu yazılımı üreten UiPath, perakendeci Bed Bath & Beyond, İsveç merkezli banka Credit Suisse, Birleşik Krallık merkezli danışmanlık şirketi EY gibi birçok sektör devi, portföylerindeki gereksiz yatırımları elden çıkarmaya, organizasyonlarını yeniden tasarlamaya ve temel iş süreçlerinin bazılarını üçüncü parti şirketlere aktarmaya odaklanıyor.

Bu yazımızda konu edeceğimiz bu yeniden yapılanma hamlelerine en uygun örnek, küresel salgının kazananları arasında sayılan spor ekipmanı ve egzersiz aleti üreticisi Peloton’dan geliyor. Salgın önlemlerinin kalkmasıyla kârlılık yönünden dikkate değer kayıplar yaşayan Peloton’un, belki de işinin merkezinde yer alan üretim süreçlerini geçtiğimiz temmuz ayında üçüncü partilere devrettiği biliniyor. Bu durum, iş dünyası literatüründe iş süreçlerinde dış kaynak kullanımı (business process outsourcing | BPO) olarak adlandırılıyor. Fieldz olarak bu yazımızda BPO kavramının temel özelliklerine değinecek, ardından tedarik zinciri kesintilerinin çok sık konuşulduğu bir dönemde özellikle üretim merkezli şirketler için hayati hale gelen satın alma süreçlerinde dış kaynak kullanımının (outsourcing) tanımına ve avantajlarına odaklanacağız.

İş süreçlerinde dış kaynak kullanımı nedir?

İş süreçlerinde dış kaynak kullanımı (BPO), bir kuruluşun temel iş fonksiyonlarından birini yerine getirmesi için bir dış hizmet sağlayıcıyla sözleşme yapmasıdır. İşletmeler, faaliyetleri için vazgeçilmez olmasına rağmen, temel değer tekliflerinin bir parçası olmayan bir süreci, o süreci kusursuz bir biçimde icra etmeye odaklanan üçüncü taraf bir şirkete devretme yolunu seçiyor. Çoğunlukla bordro ve muhasebe gibi şirketten şirkete değişiklik göstermeyen ve standart olan iş süreçleri için uygulanan bu pratik, yaklaşık yirmi yıldır çok daha çekirdek iş süreçleri için de tercih ediliyor. Küresel danışmanlık şirketi McKinsey’e göre iş süreçlerinde dış kaynak kullanımının  yükselişi, son 20 yılda pek çok endüstrinin yapısını dönüştürüyor. Şirketler artık neredeyse rutin olarak faaliyetlerini ve operasyonlarını üçüncü taraflara devretme yolunu seçiyor. Bu yükseliş, BPO sektörünü de genişletiyor, üretim ve Ar-Ge gibi stratejik açıdan önemli hizmetler bile üçüncü partiler tarafından sunulabiliyor.

Birçok şirket için oldukça stratejik bir iş süreci olarak konumlanan satın alma da bu gelişmelerden etkileniyor. Bugün şirketler, sipariş işleme ve fatura yönetimi gibi süreçlerin dışında, tedarikçi seçimi, sözleşme müzakeresi ve şartname yönetimi gibi stratejik satın alma faaliyetlerini de üçüncü taraflar aracılığıyla yürütüyor.

Satın almada dış kaynak kullanımı nedir?

Satın almada dış kaynak kullanımı, satın alma faaliyetlerinin bir kısmının ve/veya tamamının bir hizmet sağlayıcı üzerinden yürütülmesini öngören bir tür dış kaynak kullanımıdır. Satın almada dış kaynak kullanımın temel faydaları artan uzmanlık, iyileştirilmiş hacimler, daha az çalışan, tedarikçi ilişkileri yönetiminin optimizasyonu ve KPI (temel performans göstergeleri) takibinin iyileştirilmesi gibi başlıklarla sıralanabiliyor. Bu iş pratiği sayesinde dolaylı tedarik, tedarikçi ilişkileri yönetimi, RFP (teklif yönetimi), harcama yönetimi ve sözleşme müzakereleri gibi stratejik fonksiyonlarda üçüncü taraflardan yararlanılabiliyor. Dış kaynak kullanımı, çalışan sayısını azaltmak, maliyetleri daha iyi yönetmek, satın alma süreçlerinde mükemmelliğe ulaşmak ve daha hacimli satın almalar gerçekleştirmek isteyen şirketler için faydalı bir kısa yol sunuyor.

Satın almada dış kaynak kullanımının 4 faydası

İş dünyasında rekabet her geçen gün zorlaşırken, işletmelerin rekabet avantajı elde edebilmek için her iş fonksiyonunda en iyi personeli çalıştırması, en iyi stratejileri uygulaması ve değer vaatlerini tüketicilere en açık biçimde ulaştırması gerekiyor. Bu maddelerin her birinin aynı anda, yalnızca şirketin öz kaynaklarıyla gerçekleşmesi ise her zaman mümkün olmuyor. İşletmeler, böyle durumlarda satın almada dış kaynak kullanımını aşağıdaki faydalara ulaşabilmek için tercih ediyor.

1. Profesyonel bir hizmet sağlayıcının deneyiminden yararlanma

Doğrudan satın alma veya stratejik kaynak sağlama, çoğunlukla büyük uzmanlıklar gerektiren ve rekabet avantajı sağlamak için bu alanda çalışanların kendilerini daima geliştirmesi gereken bir alan olarak öne çıkıyor. Temel değer vaadinin bir parçası satın alma olmayan işletmelerde bu uzmanlık seviyesini sürdürmek, ekstra ve stratejik olmayan zaman ve nakit maliyetlerine sebep oluyor. Bu alana kaynak ayırmayan şirketlerin ise beklediklerine ulaşması pek mümkün olmuyor. Bu durumda tedarik faaliyetlerini dışarıdan temin etmek ideal bir çözüm olarak öne çıkıyor. Üçüncü parti satın alma hizmeti sağlayıcıları, yalnızca bu alana odaklandıklandıkları için müşterilerine  mükemmel işleyen süreçler sunabiliyor.

2. Bütçe kontrolü ve kolaylaştırılmış raporlama

İçeride yürütülmek istenen her iş süreci, raporlama ve değerlendirme gibi ek operasyon maliyetlerine sebep oluyor. Operasyon maliyetleri yalnızca bu alana odaklı çalışacak personel ihtiyacı da oluşturuyor. Ekipler zayıfsa, satın almadaki verimliliği ve anahtar performans göstergelere ne kadar sadık kalındığını ölçmek bir zorluğa dönüşüyor. Oysa üçüncü parti şirketler, yüzlerce, hatta binlerce tedarikçiyi ve anlaşmayı, milyonlarca satın alma işlemini yönetiyor. Tüm ürün ve hizmetleri bu alan için geliştirilmiş olan üçüncü parti şirketler, işletmelerin kendi kendilerine üretmekte ve takip etmekte zorlanacağı tüm göstergeleri, teknoloji çözümleriyle elde edebiliyor. Satın alma süreçleri bir üçüncü parti şirkete devredildiğinde, sonuçları takip etmek, raporlamak ve iyileştirmek bu hizmet sağlayıcıların sorumluluğu haline geliyor.

3. Daha hacimli işlemler, daha az maliyet

Bugün çoğunlukla e-ihale platformları, hizmet olarak satın alma yazılımları, teklif yönetimi servisleri gibi formlarda karşımıza çıkan üçüncü parti satın alma ortakları, çok sayıda tedarikçiyi içeren pazaryerleri sunuyor. İşletmeler, bu pazaryerleri aracılığıyla talep ettikleri ürün veya hizmet için çok sayıda tedarikçiye erişebiliyor ve daha hacimli işlemleri bu sayede gerçekleştirebiliyor. Ayrıca tıpkı bireysel alışverişlerinde olduğu gibi fiyat karşılaştırması ve teklif yönetimi süreçleriyle daha uygun maliyetli satın alma işlemleri yapılabiliyor. Bunun yanı sıra satın alma ve bu süreçlerin raporlanması için istihdam etmek zorunda kalınan personel sayısı da azalıyor ve bu da işletmelere doğrudan maliyet avantajı olarak geri dönüyor.

4. Kolaylaştırılmış ve iyileştirilmiş tedarikçi ilişkileri

Tedarik zincirinin pek çok darboğazla karşılaştığı, kesintiye uğradığı ve satın alma süreçlerinde işletmelerin başına neyin geleceğinin belli olmadığı bir dönemde tedarikçi ilişkileri, pek çok satın alma profesyoneli için önemli bir başlığa dönüşüyor. Satın alma süreçlerinde dış kaynak kullanmayı seçen işletmeler, erişebildikleri tedarikçi ağını genişletmekle kalmıyor; bu ağ üzerinden seçtikleri tedarikçilerle uzun vadeli iş birliklerine de imza atabiliyor.

Satın almada dış kaynak kullanımına nasıl başlanır?

McKinsey’e göre şirketler, aşağıdaki adımları takip ettikleri takdirde, dış kaynak kullanımını başarılı bir strateji haline getirebiliyor:

• Yalnızca net değer sunan kategoriler için dış kaynak kullanımını tercih edin.
• Kaynakların değerini ve onlardan nasıl yararlanılacağını bilin.
• İhtiyaçlarınıza en iyi yanıt verebilecek iş ortaklarını seçin, bu adımın ardından tasarrufu en üst seviyede önceliklendirin.

Bu başlıklar arasındaki en kritik adım, üçüncü taraf seçimi olarak öne çıkıyor. Kurumsal satın alma ve tedarik zinciri yönetimi alanında hizmet veren Zer’in teknoloji çözümleri arasında yer alan Promena, küresel ve bölgesel pazar bilgisini yüksek teknolojiyle birleştirerek şirketlere satın alma süreçlerinde en üst seviyede verimlilik sağlamayı amaçlıyor. Satın alma ve tedarik çözümleri platformu Promena, e-ihale, e-satın alma gibi yenilikçi çözümleriyle Türkiye’de stratejik satın alma ve tedarikçi çözümleri alanında öncü bir kuruluş ve pazar lideri olarak konumlanıyor. ZerOnline ise endüstriyel malzemelerden ofis ihtiyaçlarına geniş bir ürün kataloğu sunan kurumsal pazar yeri olarak öne çıkıyor.. Operasyonel kolaylık, avantajlı fiyatlar ve yüzlerce tedarikçi sunan ZerOnline, 9 ana, 125 alt kategorideki ürün yelpazesiyle dikkat çekiyor.