Şeffaflık, satın alma için ne ifade ediyor?
İş dünyası, başarının geleceğini şeffaflıkla ilişkilendiriyor. Çalışanlardan tüketicilere, tedarikçilerden hükümetlere tüm paydaşlar, her geçen gün şirketlerden daha çok şeffaflık bekliyor. İşletmeleri olumlu değişimi yönlendirmeye teşvik eden şeffaflık uygulamaları, satın almanın da en önemli başlıklarından birini oluşturuyor.
Bugünün iş dünyası, üretkenlik, verimlilik, çeviklik, dayanıklılık gibi kavramlar etrafında şekilleniyor. Bu kavramlar, organizasyonları daha hızlı ve esnek yapılara dönüştürürken, tüm yatırımlar, stratejik planlar, uygulamalar, işletmeleri daha akıllı, çevik ve değişen koşullara daha hızlı yanıt verebilir hale getirmeye odaklanıyor. Bunu sağlamanın yolu ise bilginin silolardan kurtulmasını ve şirket ağı içinde serbest dolaşımını gerektiriyor. Öte yandan tüketiciler markalardan daha açık ve dürüst olmalarını bekliyor. Hâl böyle olunca şeffaflık kavramı, şirketlerin odak alanlarından birine dönüşüyor.
Forbes dergisi bu kavramı “iş şeffaflığı, çeşitli şirket operasyonları hakkında açık, dürüst ve anlaşılır olma sürecidir” şeklinde tanımlıyor. Şeffaf şirketler performans, işletme geliri, dahili süreçler, kaynak bulma, fiyatlandırma ve işletme değerleriyle ilgili bilgileri paylaşarak kamuoyu, diğer paydaşlar ve otoriteler karşısında sürekli bilgi akışını sağlamaya çalışıyor. Tüm temas noktaları için daha fazla sadakat, sürdürülebilir büyüme ve daha mutlu bir çalışma ortamı, şeffaflık başarılabildiği ölçüde mümkün oluyor. Çalışan ve müşteri memnuniyeti de şirketlerin şeffaflığına göre şekilleniyor.
Bazı veriler, tüketicilerin %66'sının şeffaflığı bir markanın en cazip özelliklerden biri olarak gördüğünü gösteriyor. Forbes’un yer verdiği bir araştırmada ise tüketicilerin %94’ünün, şeffaf markalara daha sadık olduğu belirtiliyor. Eskiden, örneğin bir gıda markasının ürünlerinde nasıl malzemeler kullandığı, ürünlerin nereden geldiği gibi bilgiler tüketici nezdinde anlam ifade etmiyordu. Liderlerin düşünceleri, şirketlerin değerleri, sosyal meselelere karşı duruşları, sundukları ürün ve hizmetin önünde görülmüyordu. Bugün ise tüketiciler satın alma kararlarını yalnızca ürün ve hizmetlere bakarak vermiyor ve müşteriler yalnızca güvendikleri şirketlerle temas kurmak istiyor.
Marka-tüketici ilişkisinde güveni inşa etmenin yolu ise şeffaflıktan geçiyor…
Satın almada şeffaflık nedir?
Satın almada şeffaflık, tedarik süreçlerine ilişkin bilgilerin, tedarikçi ayrıntılarının, olası gecikmelerin, bu konudaki şirket politikalarının, süreçlere dair problemlerin açık bir biçimde paydaşlar, kamuoyu ve yetkili otoritelerle gerçek zamanlı olarak paylaşılmasıdır. Şeffaflık, şirketin tamamı ve markanın genel imajı bakımından bu kadar önemliyken, şirketin ürün ve hizmet sunabilme yeteneklerinin bel kemiğini oluşturan satın alma departmanları da şeffaflığa doğrudan etki ediyor. Şirketlerin üretim süreçlerinin kusursuzluğu için hammadde seçiminden sorumlu olan satın alma departmanlarının mükemmelliğe ulaşmak için, maliyetleri kontrol altında tutması, en uygun hammaddeleri ve tedarikçileri seçmesi, teslimat gereksinimlerini tam zamanında karşılaması gerekiyor. Ancak bu şekilde en iyi ürünü oluşturmak mümkün oluyor. Bu noktada satın alma departmanlarına ise iş süreçlerinin her adımında 360 derece bir açıklık sağlamak, işletme çıkarlarını riske atmadığı ve rekabette geri düşme riski yaratmadığı müddetçe bilgi paylaşımını bir kültür haline dönüştürmek düşüyor.
Satın almada şeffaflık neden önemlidir?
Satın almada şeffaf iletişim politikaları izlemek şirketlere, etkileşimde bulunduğu tüm kişi ve kurumlarla daha iyi ilişkiler geliştirme olanağı tanıyor. Ayrıca marka güveni, kurumsal sosyal sorumluluk ve yasal boyutlar düşünüldüğünde resmin tamamı, şirketlere rekabet avantajı olarak geri dönüyor.
Tüketici güveni
Edelman tarafından yayımlanan ve 14 ülkeden 14 bini aşkın tüketiciyle yürütülen Güven, Yeni Marka Değeri başlıklı özel raporda marka stratejisti David Aaker’a atıfta bulunularak marka değerinin “marka sadakati, farkındalık, algılanan kalite” gibi kavramlarla ilişkilendirildiği belirtiliyor. Fakat Edelman’a göre bu kavramlara yeni bir kavram daha ekleniyor: Güven. Tüketiciler için marka güveninin, marka sevgisinden daha önce geldiğinin vurgulandığı çalışmada, şirketlerin kültür, amaç ve toplumun kesişim noktasında faaliyet göstermesi gerektiği belirtiliyor. Güvenilir markaların satın alınma olasılığının 7 kat daha fazla olduğu vurgulanıyor.
Kurumsal sosyal sorumluluk
Tüketiciler, markaların değişimde öncü olmasını ve bunun için önce kendilerinin değişmesini bekliyor. Edelman’ın araştırmasına göre tüketicilerin %63’ü markaları değişmeye zorlama gücüne sahip olduklarına inanıyor ve %78’i bu gücü toplumu daha iyi hale getirmek için markalar üzerinde kullanmak istiyor. İnsan hakları savunuculuğunu üstlenen markaların tüketiciler tarafından tercih edilme olasılığının 4,5 kat daha fazla olduğu belirtiliyor. Sürdürülebilir kalkınma uygulamalarını benimseyen, sosyal, çevresel ve ekonomik konuları kurumsal çapta aktivizm nesnesi haline getiren markalar, iletişimde stratejik bir adım atmış oluyor. Kurumsal sosyal sorumluluk, bu yönüyle satın almada şeffaflığın bir parçası haline getirilebiliyor ve satın alma süreçlerinde açık bilgi akışı sağlamak, markaların tüketici gözündeki sosyal sorumluluk algısını artırmaya yarıyor.
Yasal boyut
Şeffaflık, yalnızca kamuoyuyla değil, otoritelerle iletişim için de gerekli unsurlardan biri olarak öne çıkıyor. Avrupa Birliği’nde uygulanan direktif gereği şirketlerin iş modellerini, sonuçlarını, politikalarını, temel risklerini ve performans göstergelerini açıklamaları gerekiyor. Öte yandan şeffaflık, kamu kurumları tarafından yürütülen satın alma süreçlerinde de avantaj sağlıyor. Birleşik Krallık’ın yakın zamanda kamu alımlarında şirketlerin rekabet edebilmeleri ve daha fazla kamu ihalesi kazanabilmeleri için şeffaflığı odağına alan yeni bir yasa hayata geçirdiği biliniyor. Harcamalar, sözleşmeler ve kaynak bulma gibi konularda verilere sahip olmak ve bu verileri paylaşabilmek, yasal olarak da bir yükümlülüğe dönüşüyor.
Pratik faydalar
Tedarikte şeffaflık politikasını benimsemek, satın alınan ürünlerin tekrarını en aza indirmekle mümkün oluyor. Şeffaflık, uçtan uca görünürlük sağlayacağı için mükerrer istekleri takip etmek ve engellemek de kolaylaşıyor. Şeffaflık odaklı teknolojiler kullanmak, kayıt yönetimini de iyileştiriyor. Herkes, tek bir platformdan, organize edilmiş kayıtlara erişebiliyor. Diğer yandan satın alma yöneticileri, şeffaflık sayesinde daha büyük ölçekli ve toplu satın almalar yapabiliyor. Böylece nakliye birim maliyetleri azaltılabiliyor. Son olarak tedarik süreçlerinde şeffaflık, izlenebilirliği de beraberinde getiriyor ve bu sayede işletmeler, satın alma iş akışlarını düzenli olarak iyileştirebilme olanağı buluyor.
Satın almada şeffaflığı sağlamanın 4 adımı
Satın alma süreçlerinin daha şeffaf bir biçimde akmasını hedefleyen şirketler, aşağıdaki adımları izleyerek şeffaflığı tedarik süreçlerine entegre edebiliyor.
1. Gereksinimleri net bir biçimde belirleyin
Satın alma ihtiyaçlarının, satın alma sürecinin başlangıç ve bitiş tarihlerinin, teslimat gereksinimlerinin ve destekleyici bilgilerin tekliflerde açıkça belirlenmiş olması gerekiyor. Talep oluştururken tedarikçilerin aklında oluşabilecek tüm sorulara yanıt vermek ya da süreci aksatacak her ayrıntıyı önceden düşünmek, şeffaflığın ilk koşulu olarak öne çıkıyor.
2. İletişimi tek noktadan ve sürekli yönetin
Gelecekte tedarikçi ilişkilerini güçlü tutabilmek ve halihazırda seçilmese de ilerleyen süreçlerde ikinci ya da üçüncü seviye tedarikçiler arasında dahil edilebilecek partnerlerle bağlantıyı koparmamak için, satın alma ve teklif süreçlerinde iletişime önem verilmesi gerekiyor. Tüm bunların satın alma ekibindeki tek bir irtibat noktası aracılığıyla yürütülmesi, tedarikçinin beklentilerinizi açık biçimde anlaması, süreci aynı özenle takip etmesi ve nihayetinde daha iyi sonuçlar elde edebilmeniz için öneriliyor.
3. Dijital teknolojileri kullanın
Doğru kullanıldığında, e-satın alma platformları hem müşteriler hem de tedarikçiler için güçlü kaynaklara dönüşebiliyor. Örneğin satın alma alanındaki en önemli referans kaynaklardan biri olan Spend Matters'ın dünya çapında takip edilmeye değer gördüğü şirketleri listelediği 50 to Watch listesinde ikinci kez tek Türk hizmet sağlayıcı olarak yer alan ve SolutionMap'te "Müşteri Liderleri" ile "Değer Yaratan Liderler" kategorilerinde konumlanan Promena, potansiyel teklif sahiplerine süreç boyunca kendilerinden tam olarak ne istendiğini, ne zaman ve nasıl değerlendirileceklerini ayrıntılı olarak anlatmaya yarıyor. Müşteriler de teklifleri objektif biçimde, tüm ayrıntılarıyla değerlendirme şansı yakalıyor.
4. Karar almayı hızlandırmak için süreçleri standartlaştırın
Her satın alma, talep edilen ürünün doğası gereği farklılaşabilir fakat bu süreçleri standart hale getirmek, değerlendirme ekiplerinin iş yükünü azaltmaya yarıyor. İhtiyaçlarınıza yönelik ayrıntıları tüm açıklığıyla sunmanın yanı sıra, talep ettiğiniz bilgilerde de yalnızca ihtiyacınız olanlara odaklanmak için yanıt gereksinimlerini açıkça tanımlamak, potansiyel teklif sahiplerinin ihtiyacınızın dışında bilgiler sağlamasının önüne geçmek işinizi kolaylaştırıyor.